¿Te pidieron llenar una Forma y no tienes idea de qué es? En este artículo te contamos como llenar la Forma W-9, que es y porque es importante.
Si trabajas como freelancer, contratista o dueño de una LLC, es muy probable que en algún momento necesitas sabes como llenar la Forma W-9, pues alguien te dirá: «Envíame tu W-9 para procesar el pago.»
Y ahí es cuando nos preguntamos: ¿Qué es eso? ¿Para qué sirve? ¿Cómo la lleno?
Respira profundo, porque aquí te lo vamos a explicar TODO de manera clara. Así evitarás errores, cumplirás con el IRS y te ahorrarás dolores de cabeza.
¿Qué es la Forma W-9?
La Forma W-9 es un documento del IRS (Servicio de Impuestos Internos de EE. UU.) que se usa para verificar tu información fiscal.
Si eres trabajador independiente o dueño de negocio, este formulario es clave para recibir pagos de clientes o empresas sin que te retengan impuestos automáticamente.
A diferencia de los empleados con W-2, los freelancers y dueños de LLC deben reportar sus ingresos y pagar impuestos por cuenta propia.
NO es una declaración de impuestos, pero sí ayuda a que la empresa que te contrata informe al IRS cuánto te pagó durante el año.
💡 Ejemplo: Ana trabaja como diseñadora gráfica independiente. Su cliente le pide llenar una W-9 antes de pagarle. Si no lo hace, podrían retenerle impuestos o incluso no procesar su pago. Entonces… si trabajas por tu cuenta y te pagan más de $600 en un año, NECESITAS llenar una W-9.
¿Quiénes deben llenar una Forma W-9?
Si te encuentras en alguno de estos casos, es probable que necesites completar una W-9:
- Trabajadores independientes y freelancers.
- Dueños de LLC de un solo miembro.
- Personas que reciben ingresos por rentas, dividendos o inversiones.
- Quienes le facturen servicios a una empresa sin ser empleados directos.
¡TEN EN CUENTA! Si trabajas con varias empresas, es posible que cada una te pida una W-9.
Paso a paso: ¿Cómo obtener y llenar la Forma W-9 sin errores?
1: Descarga la Forma W-9 desde el sitio oficial del IRS.
2: Llena tu información básica: nombre, dirección y tipo de entidad (LLC, individuo, etc.).
3: Ingresa tu Número de Identificación Fiscal (ITIN o SSN).
4: Firma la forma y entrégala a quien te la solicitó.
En el siguiente enlace te dejamos una guía paso a paso para llenar la Forma W9 si eres persona natural: Link a Youtube
Evita estos errores comunes❌:
Usar un número de identificación incorrecto.
No actualizar la forma si cambias de dirección.
Firmar sin revisar bien los datos.
Recuerda, no debes enviar la W-9 al IRS, sino a la empresa que te la solicitó.
¿Qué pasa después de entregar la W-9?
- La empresa que te contrató usa la información para reportar pagos al IRS.
- Si te pagaron más de $600 en el año, recibirás un Formulario 1099-NEC con los detalles de tus ingresos.
- Si no la entregas, la empresa puede retener hasta el 24% de tus pagos como “retención de respaldo”.
Preguntas frecuentes sobre la W-9
¿Puedo rechazar llenar una W-9?
Si trabajas como contratista independiente y te pagan más de $600, la empresa puede retener impuestos si no la entregas.
¿Debo pagar impuestos al llenar una W-9?
No inmediatamente, pero deberás reportar esos ingresos en tu declaración anual.
¿Cada cuánto debo actualizar mi W-9?
Cada vez que cambies tu dirección, tipo de entidad o número de identificación fiscal.
¿Necesitas ayuda con tu Forma W-9? Aquí te damos la solución.
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